Modernisasi Perencanaan Supply Chain dengan Power Platform
Perencanaan supply chain menjadi semakin kompleks ketika tim harus menggabungkan data sales, inventory, dan forecast dari banyak distributor secara manual. Semakin banyak pasar yang dikelola, semakin banyak pula waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan data sebelum tim bisa mulai menganalisis dan merencanakan.
Tim Supply & Demand Mayoly menghadapi kondisi ini saat mengelola data dari 11 pasar di area APAC. Power BI sudah dipakai untuk reporting, tetapi pengumpulan dan pengolahan data di baliknya masih banyak dikerjakan manual. Mayoly kemudian bekerja bersama BI Solusi untuk memperbarui pengelolaan data dan reporting regional menggunakan Power Platform.
Konsolidasi Manual yang Memberatkan
Mayoly menggunakan template Excel standar untuk mengumpulkan data sales, inventory, dan forecast dari distributor di berbagai pasar APAC. Format yang seragam membantu menjaga konsistensi pelaporan, tapi setelah file diterima, upload, pengolahan, dan konsolidasi datanya masih membutuhkan banyak pekerjaan manual. Data juga disimpan secara lokal dengan akses yang bergantung pada pengguna tertentu.
Ketika jumlah pasar bertambah, beberapa kendala mulai semakin terasa:
Konsolidasi manual yang berat: data dari berbagai distributor harus diolah satu per satu sebelum bisa dipakai untuk analisis.
Ketergantungan pada satu pengguna: penyimpanan lokal membatasi akses dan membuat seluruh alur kerja bergantung pada satu PIC.
Monthly review yang makin lama: tim harus menyelesaikan pengolahan data dulu sebelum bisa membahas performa dan forecast.
Risiko kesalahan lebih tinggi: kesalahan saat mengolah data bisa langsung memengaruhi forecast dan pembahasan planning.
Dashboard yang belum optimal: Power BI sudah tersedia, namun penggunaannya tetap bergantung pada tahapan persiapan data sebelumnya.
Akar masalahnya ada di cara data diolah di belakang dashboard, jauh sebelum sampai ke tampilan laporan.
Kenapa Prosesnya Perlu Berubah
Pertumbuhan jumlah pasar membuat cara kerja yang sebelumnya masih bisa dikelola menjadi semakin sulit dipertahankan. Mayoly butuh sistem yang bisa mengurangi konsolidasi manual tanpa menambah beban bagi tim di masing-masing pasar, dengan data yang tetap tersedia tepat waktu untuk monthly review dan forecast, sekaligus mudah dikelola saat ada distributor baru.
Fokus perbaikannya mencakup empat hal:
Mengurangi ketergantungan manual: tidak lagi bergantung pada konsolidasi manual dan satu pengguna tertentu.
Data yang tepat waktu: tersedia untuk monthly review dan forecast tanpa menunggu olah data selesai.
Struktur yang siap berkembang: bisa menampung tambahan pasar distributor tanpa dirombak ulang.
Reporting untuk diskusi: langsung dipakai tim saat membahas planning, tidak berhenti sebagai laporan yang jarang dibuka.
Artinya, alur datanya yang harus dibenahi lebih dulu, bukan tampilan dashboard-nya.
Fondasi Baru di Power Platform
BI Solusi bekerja bersama tim Supply & Demand Mayoly dan stakeholder TI global untuk merancang ulang alur data, mulai dari pengiriman data distributor sampai reporting untuk manajemen.
Sebelumnya, data disimpan pada satu perangkat dengan akses terbatas pada satu pengguna, kondisi yang menciptakan ketergantungan sekaligus meningkatkan risiko kehilangan data dan human error. BI Solusi mengganti arsitektur tersebut dengan pengelolaan data terpusat berbasis cloud, sehingga ketergantungan pada satu pengguna berkurang dan pengelolaan data lintas pasar jadi lebih seragam. Power Platform (kumpulan alat Microsoft untuk membangun aplikasi, alur kerja, dan analisis data tanpa infrastruktur terpisah) dipakai sebagai fondasi untuk mendukung kebutuhan planning ini.
Dashboard untuk Monthly Review
Dashboard disesuaikan dengan cara tim memakai data saat monthly review. Fokusnya adalah memastikan informasi yang dibutuhkan tersedia saat tim membandingkan kondisi antar pasar, membahas forecast, dan menentukan tindak lanjut. Dengan alur data yang lebih terstruktur, tim bisa memakai waktu review untuk menganalisis informasi, bukan menyiapkan atau memeriksa ulang data.
Siap Menampung Pasar Baru
Selain itu, Mayoly butuh sistem yang tetap bisa dipakai ketika jumlah distributor bertambah. Struktur dan tata kelola datanya dirancang supaya pendekatan yang sama bisa diterapkan di tiap pasar, sehingga penambahan distributor tidak mengharuskan tim membangun ulang seluruh alur planning dari awal. Implementasinya dijalankan lewat koordinasi antara tim regional dan TI, supaya perubahan bisa diterapkan tanpa mengganggu operasi yang sedang berjalan, seperti didokumentasikan dalam studi kasus Mayoly.
Hasil yang Dirasakan Tim APAC
Setelah implementasi, tim Mayoly menghabiskan lebih sedikit waktu menyiapkan data dan bisa lebih fokus pada analisis serta tindak lanjut:
Pekerjaan manual berkurang: persiapan data tidak lagi menyita sebagian besar waktu tim.
Data lebih konsisten: angka untuk monthly review dan forecast jadi lebih bisa diandalkan.
Visibilitas antar pasar meningkat: tim lebih mudah membandingkan performa satu pasar dengan pasar lain.
Produktivitas meningkat: dibandingkan proses manual sebelumnya.
Struktur yang siap tumbuh: bisa menampung tambahan distributor dan pasar tanpa dirombak ulang.
Modernisasi Data Bersama BI Solusi
Pengalaman Mayoly menunjukkan bahwa efektivitas dashboard sangat bergantung pada alur data di baliknya. Kalau reporting Anda juga mencakup banyak sumber atau pasar, data yang belum dikumpulkan dan diolah dengan cara yang sama akan selalu jadi hambatan, sebesar apa pun dashboard yang dipasang di atasnya. Melalui layanan Business Intelligence & Analytics, BI Solusi merancang arsitektur data, alur pengolahan, dan reporting sesuai kebutuhan operasional perusahaan Anda.
Jika tim Anda masih menghabiskan banyak waktu menggabungkan data dari berbagai sumber sebelum monthly review atau planning bisa dimulai, tim BI Solusi siap membantu membahas kebutuhan data dan reporting Anda.
BI Solusi adalah mitra terpercaya Anda untuk keberhasilan dengan berbasis data di Indonesia, melayani perusahaan-perusahaan di kawasan Asia Tenggara dan sekitarnya. Kami spesialis dalam mengimplementasikan solusi Data Analytics, platform Business Intelligence, dan Big Data yang terdepan, dilengkapi dengan layanan Data Science yang handal.
Kami menawarkan model implementasi BI yang fleksibel, baik di dalam maupun di luar negeri, untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda dan memberikan hasil dengan kualitas terbaik.
Keahlian Konsultasi BI kami mencakup layanan Integrasi Data (ETL), Data Warehousing, dan penggunaan perangkat Visualisasi Data seperti Microsoft Power BI, Qlik Sense, dan Tableau untuk implementasi Laporan dan Dasbor.
Kami akan membantu Anda membuka potensi penuh dari data Anda dan mencapai tujuan bisnis Anda.
Komentar